A propos du décret n°2016-1167 du 26 août 2016
La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 dite «ALUR » a institué un registre auprès duquel doivent désormais s’immatriculer les syndicats de copropriétaires administrant des immeubles à destination partielle ou totale d’habitation. Cette obligation s’accompagne d’une obligation de fournir certaines informations relatives à la tenue des comptes annuels du syndicat et au mandat du syndic.
La réalisation de ces formalités est dématérialisée.
Organisé par les articles L. 711-1 et L. 711-7 du Code de la construction et de l’habitation (CCH), le régime applicable a été complété par le décret n°2016-1167 du 26 août 2016, qui devra être précisé par un arrêté à paraître.
- L’immatriculation du syndicat des copropriétaires
1.1. L’auteur de l’immatriculation
Selon les cas de figure, l’auteur de l’immatriculation est la personne suivante (article R. 711-1 du CCH) :
- le syndic de copropriété en exercice ;
- l’ancien syndic à l’occasion du changement de représentant légal du syndicat ;
- le syndic provisoire ;
- le notaire en cas d’absence de syndic, carence du syndic ou mise en copropriété ;
- le mandataire ad hoc en cas de procédure d’alerte ; ou
- l’administrateur provisoire d’une copropriété en difficulté.
1.2. Un préalable à l’immatriculation : la création du compte de télédéclarant
L’auteur de la déclaration doit préalablement créer un compte de télédéclarant auprès du teneur du registre afin d’effectuer les formalités. Lors de cette création, des éléments d’identification relatifs à l’auteur, dont la nature sera précisée par arrêté, seront exigés (article R. 711-2 du CCH).
Le teneur de registre rattachera ensuite ce compte à la copropriété concernée. A cette occasion, le télédéclarant devra fournir des informations et pièces relatives à sa qualité de représentant légal du syndicat (article R. 711-3 du CCH).
1.3. Les modalités d’immatriculation
L’immatriculation est réalisée soit par le biais d’un formulaire en ligne disponible sur le site internet du registre, soit par la transmission de fichiers au format conforme aux spécifications d’un cahier des charges approuvés par un arrêté à paraître.
A cette occasion, sont déclarés (article L. 711-2 du CCH sur renvoi de l’article R. 711-9 du CCH) :
- Les éléments d’identification du syndicat (le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic) ;
- L’existence d’une procédure d’administration provisoire ou la soumission à un plan de sauvegarde ;
- Si le syndicat fait l’objet d’un arrêté ou d’une injonction en raison de l’insalubrité de l’immeuble, la présence de plomb ou d’amiante, la menace de ruine, lorsqu’un équipement collectif un risque sérieux pour la sécurité des occupants ou compromettent leurs conditions d’habitation ou lorsque sont entreposées dans l’immeuble ou dans un local attenant des matières explosives ou inflammables en infraction avec les règles de sécurité ou dans des conditions de nature à créer des risques pour la santé des occupants ;
- Les données essentielles relatives au bâti, définies comme le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble.
Lors de l’immatriculation, le teneur du registre attribue un numéro d’immatriculation au syndicat des copropriétaires concerné (article R. 711-12 du CCH).
Le représentant légal du syndicat des copropriétaires devra actualiser ces informations au moment de la déclaration annuelle des informations financières, définie ci-après.
- Communication des informations relatives à l’exercice comptable
Dans les deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes de l’exercice clos, les informations suivantes devront être communiquées par le représentant légal du syndicat au teneur de registre : le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil fixé par arrêté du ministre chargé du logement, la présence d’employés du syndicat s’il y en a (article L. 711-2 III et R. 711-9 II du CCH).
- Informations relatives au mandat du syndic
En cas de non-renouvellement du mandat de syndic, ce dernier doit en informer le teneur du registre dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions.
A cette occasion, il doit indiquer l’identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à l’exercice comptable.
Le nouveau syndic doit réaliser une demande de rattachement auprès du teneur du registre, en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires et les éléments justifiant de sa qualité de représentant légal du syndicat (article R. 711-4 du CCH).
En cas de renouvellement du mandat de syndic¸ ce dernier doit en informer le teneur du registre au plus tard dans un délai d’un mois suivant la fin du précédent mandat (article R. 711-7).
- Sanctions du non-respect du dispositif
Le syndic qui n’a pas procédé à l’immatriculation du syndicat ou qui a omis de procéder aux déclarations relatives à l’exercice comptable s’expose au prononcé d’une astreinte par le teneur du registre, dont le montant ne peux excéder 20 euros par lot par semaine.
Au demeurant, les syndicats ne pourront bénéficier de subventions de l’Etat, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics qu’à la condition d’être immatriculés au registre et que leurs données soient actualisées (article L. 711-6 du CCH).
- Entrée en vigueur
Les syndicat de copropriétaires sont tenus de s’immatriculer et de respecter les obligations déclaratives énoncées ci-dessus selon le calendrier suivant (article 53 de la loi ALUR):
- Avant le 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots ;
- Avant le 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots ;
- Avant le 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.
Remarque : les syndicats de copropriétaires des immeubles neufs ou des immeubles mis en copropriété après le 31 décembre 2016 sont immatriculés dès publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division au fichier immobilier et au livre foncier, quel que soit le nombre de lots que comporte la copropriété sont tenus de s’immatriculer.